形象礼仪师何俞萱告诉您基本的电话礼仪

        随着现代通讯设施的发展，电话在人们生活中的使用越来越普及，接待部门更是如此。在电话接听、拨打服务中，都应及时、准确、语言规范。

 

(1)接听电话礼仪

        电话铃响应立即去接，一般电话铃响不超过三次。

        首先致以简单问候。如“早上好”或“您好”，语气柔和亲切。外线电话报单位名称，内线电话报部门或岗位名称。然后认真倾听对方的电话事由，如需传呼他人。应请对方稍候;如是对方通知或询问某事，应按对方要求逐条记下，并复述或回答对方，记下时间、地点和姓名。最后对对方打来电话表示感谢，等对方放下电话后，自己再轻轻放下。

 

(2)拨打电话礼仪

        首先将电话内容整理好，正确无误查好电话号码后向对方拨出号码。对方接听后应致以简单问候，并作自我介绍。然后说明要找的通话人的姓名或委托对方传呼要找的人，如确定对方为要找的人应致以简单的问候。接着按事先准备的通话内容逐条讲述，确认对方明白或记录清楚后，应致谢语、再见语。最后等对方放下电话后自己再轻轻放下。

 

(3)通话时的声音礼仪

        首先，咬字要准确。通话时如果咬字不准，含含糊糊，就难让人听清听懂。其次，音量调控。音量过高会令人耳鼓欲裂;音量过低，听起来含糊不清。第三，速度适中。 

        通话时讲话的速度应适当的放慢，不然就可能产生重音。最后，语句简短。通电话时所使用的语句务必精炼简短，不仅可以节省对方的时间，而且会提高声音的清晰度。

 

在电话接听过程中要特别注意避免以下不礼貌现象出现：

        无礼，接待人员接听电话时不以礼相待，或电话铃响迟迟不接，或者对客人的来电内容追根问底，或表示出不耐烦的情绪等等。

        傲慢，接电话时盛气凌人，语气不好。

        有气无力、不负责任，在接待中无精打采，有气无力，对客人的电话不负责任，承诺不兑现。

        急躁，接听电话时不等对方说完自己抢话说，或一口气说得太多太快，或未等对方把话讲完就挂机。

       优柔寡断、拖泥带水，回答对方的问题似是而非，犹犹豫豫，毫无把握。

       态度粗鲁、语言生硬，如连续听到几个打错的电话便出口伤人。